Catégorie : Intégration en entreprise

Comment bien préparer sa réunion et faire des présentations impactantes ?

Vous devez vous posez trois questions :

  • Quel va être le sujet ou les sujets abordé(s) ?
  • Que pouvons-nous attendre de cette réunion ?
  • Quels sont les points principaux qui seront abordés ?

1. Définissez les objectifs de la réunion

Pour conduire une réunion efficacement, définissez d’abord son objectif à atteindre.

Identifier s’il s’agit de :

  • partager une vision
  • amorcer les échanges 
  • faire un bilan
  • résoudre des problèmes
  • prioriser et décider ensemble
  • explorer et réfléchir ensemble
  • terminer les échanges

2. Construisez l’ordre du jour

L’ordre du jour de réunion permet d’identifier et de communiquer les différents points à aborder pendant votre réunion. Il sert aussi de plan de suivi des échanges et de programme, pour bien cadrer les discussions.

C’est le document de référence pour animer la réunion de manière efficace. Ce document fait figurer l’ordre des thématiques à aborder, classées par priorités. 

Il permet à l’ensemble des participants d’identifier les éléments qui les concernent en amont, en vue de préparer leur intervention et d’amorcer les discussions. 

Sans ordre du jour, les participants risquent de se disperser et de ne pas répondre à l’objectif attendu. N’hésitez pas à faire un tour de table lorsque le sujet s’y prête. 

L’ordre du jour est trop long ? Voilà l’occasion de prévoir plusieurs réunions courtes, plutôt qu’une très longue.

3. Identifiez les participants et leur rôle pendant la réunion

Qui doit participer à votre réunion de travail ? Quel sera le nombre de participants ? 

Réunissez simplement les personnes qui peuvent vraiment contribuer à faire avancer l’ordre du jour et à répondre à l’objectif de la réunion.

Pour une conduite de réunion vraiment efficace, donnez un rôle spécifique à chaque participant.

  • Le facilitateur : c’est l’animateur de la réunion. Il doit veiller à rendre la participation active et équilibrée pour faciliter l’avancée des échanges 
  • Le maître de la gestion du temps / time keeper : il assiste le facilitateur en lui indiquant le temps restant pour chaque thématique de la réunion, en fonction de l’ordre du jour.
  • Le catalyseur de décisions : il pousse l’équipe à prendre des décisions et les note pour les enregistrer. Il est responsable du relevé des décisions
  • Le scribe : il prend des notes au cours de la réunion pour rédiger le compte-rendu et le diffuser
  • Le participant, soit tous les membres de la réunion : il participe à l’intelligence collective pour faire avancer les discussions en donnant des idées et en enrichissant celles des autres.

4. Planifiez la date de la réunion

À quel moment est-il le plus opportun de planifier votre réunion ? 

Il est conseillé de les planifier en début ou en fin de demi-journée, pour ne pas interrompre les tâches opérationnelles en plein milieu. 

Tout dépend, encore une fois, du type de réunion. 

Aussi, préférez l’organisation de réunions très stratégiques le matin, quand les idées sont encore fraîches, comme pour les brainstormings par exemple.

Enfin, pensez à vérifier la disponibilité de chacun et du lieu de la réunion. Plus la salle de réunion et l’environnement seront accueillants, plus la réunion sera performante.

5. Préparez vos outils de réunion

Quels supports et quels documents sont essentiels pour faire avancer la réunion de travail efficacement ?

  • vos supports de présentation
  • un paper board 
  • un vidéoprojecteur et un écran
  • des activités interactives pour faciliter les échanges
  • tableau digital pour brainstormer en présentiel ou à distance
  • des outils collaboratifs si vous êtes à distance
  • Faire une présentation impactante

Cours gratuit et très qualitatif : Openclassrooms :

Améliorez l’impact de vos présentations – OpenClassrooms

Comprendre l’Intérêt du langage juridique clair :

Presentation-Langage-clairTélécharger

Lydia Zunino. 14 mars 2022

Comment gérer le stress en réunion d’équipe ?

Certains d’entre vous sont très stressés à l’idée de devoir prendre la parole en réunion.

A lors comment faire ? Vous dominerez votre stress par la préparation et par la visualisation.

En substance:

  • Préparez en amont et efficacement votre réunion et préparer de façon encore plus précise les 3 premières minutes de votre prise de parole
  • Anticipez-les questions /points délicates ( pré-réunion avec votre manager ou personnes concernées)

Ecrivez :

  • Les points sur lesquels vous souhaitez informer vos collègues
  • Les points surlesquels vous avez besoin de réponses

Et venez en réunion avec ces notes, elles vous aideront à fluidifier votre prise de parole.

  • Analysez la source de votre stress

« Ce n’est finalement pas la réunion qui génère le stress mais les pensées négatives que vous développez autour. Dites-vous que vous n’avez rien à perdre mais tout à gagner ! Et c’est souvent la peur de la peur qui nous déstabilise : si vous « accueillez » votre stress, il pourrait bien s’en aller plus vite que prévu. »

  • Faites une simulation

« Vous pouvez même filmer cette réunion fictive avec votre smartphone pour mieux repérer vos forces et vos faiblesses ainsi que vos tics de langage, vos gestes parasites »

  • Changer votre vision de la réunion d’equipe (moments riches d’échanges et de validation de points clés, moments de circulation informations importantes pour la société et de mise à niveau des équipes. C’est aussi l’occasion unique d’obtenir la réponse à vos questions !)
  • Se mettre dans les conditions optimales… et respirer profondément avant la réunion

Inspirez et expirez profondément et doucement par ventre dès les premiers signes du stress. Cette technique paraît banale mais elle est la base de la relaxation (en cours de yoga par exemple) et fonctionne si elle est bien appliquée.

  • Respiration et cohérence cardiaque. Qu’est-ce que la cohérence cardiaque ?

« La cohérence cardiaque est une pratique personnelle de la gestion du stress et des émotions qui entraine de nombreux bienfaits sur la santé physique, mentale et émotionnelle. La cohérence cardiaque permet d’apprendre à contrôler sa respiration afin de réguler son stress et son anxiété. Cette technique simple permettrait de réduire aussi la dépression et la tension artérielle.

Il s’agit d’un état particulier de la variabilité cardiaque (capacité qu’a le cœur à accélérer ou ralentir afin de s’adapter à son environnement) d’ une véritable technique physiologique de contrôle du stress. Elle peut-être obtenue de plusieurs façons mais la résonnance cardiaque (cohérence cardiaque obtenue par la respiration et la règle du 365) est la plus rapide et la plus simple : 3 fois par jour, 6 respirations par minute et pendant 5 minutes. »

Cohérence Cardiaque : définition, bienfaits, exercices pour aller mieux (passeportsante.net)

Exercice : COHÉRENCE CARDIAQUE : Exercice 5 min – Bing video

  • Se concentrer sur les choses concrètes

C’est-à-dire s’échapper de son mental et se focaiser sur les points importants (techniques, juridiques) de votre réunion, les échanges concrets que la réunion va provoquer entre les différents membres (voir ci-dessus). Vous focaliser sur des éléments concrets chasse le stress !

  • Laisser la place au « bon stress »

« Si trop de stress peut être nocif, attention à ne pas faire du déni de trac. Arriver en dilettante, en sifflant ou les mains dans les poches est loin d’être souhaitable. Contrairement au stress qui paralyse, le « stress positif » ou « stress moyen » correspond à cette poussée d’adrénaline qui nous donne de l’énergie et nous rend plus motivé et convaincant quand on s’exprime. Dosé sciemment, votre trac peut finalement jouer en votre faveur… »

  • Reposez-vous et relaxez-vous avant

« Rien ne sert de « réviser » toute la journée, c’est le meilleur moyen de stresser. Préparez quelques fiches mémo pour garder en tête les grandes lignes de votre présentation et relisez-les tranquillement avant votre entretien »

  • Travaillez votre estime de vous-même
  • Faites un point « logistique » la veille

« Arrivez en avance, éteignez votre téléphone, concentrez-vous sur l’objet de l’entretien et respirez profondément ».

Dites-vous que vous n’avez rien à perdre mais tout à gagner ! Et c’est souvent la peur de la peur qui nous déstabilise : si vous « accueillez » votre stress, il pourrait bien s’en aller plus vite que prévu.

  • Restez concentré pendant la réunion

Afin de ne pas perdre le fil. Parlez tour à tour avec votre interlocuteur. Stressé, le candidat peut en effet avoir tendance à monopoliser la parole de peur des « silences » dans la conversation. Prenez des notes si nécessaire, cela peut vous aider à clarifier certains points par la suite.

  • Soyez actif et non passif pendant la réunion

Votre stress n’est pas causé par les personnes présentes à la réunion, mais par vous-même et l’idée que vous vous faites de leur jugement. Soyez vous-même, le plus sincère possible, et mettez en avant ce que vous pouvez apporter de positif à l’entreprise.

  • S’accrocher visuellement aux personnes « ressources » (personnes avec qui vous avez un bon contact)

Ces personnes jouent le rôle « d’allié » sur lesquelles vous pouvez vous appuyer !

  • Focus sur votre voix le jour J heure H

Votre voix est un atout CRUCIAL pendant votre réunion : elle doit être POSEE, ENERGIQUE (elle doit véhiculer votre MOTIVATION) et AU SERVICE d’un propos , maîtrisé et fluide (voir les nombreux posts sous #entretiendembauche sur la préparation de vos arguments en entretien) .

 Votre voix est un muscle ce qui signifie qu’elle doit être échauffée correctement avant d’être sollicitée. 

Il est aussi important d’échauffer les muscles de votre visage : votre mâchoire, vos lèvres et votre langue afin de détendre votre voix et d’améliorer l’articulation.

2 petits exercices avant une réunion :

Échauffement Vocal :

Relâchez votre mâchoire, inspirez et expirez sur un « Hum », vous ressentirez une vibration. Étendez le hum sur plusieurs tonalités sans pousser. Répétez l’exercice plusieurs fois.

Échauffement Facial :

Placez vos paumes sur les côtés de votre visage et massez doucement les muscles de vos joues et mâchoires en réalisant de petits cercles.

Continuer de masser en baissant et soulevant votre mâchoire.

Placer le son – “mamamama” en contractant légèrement les lèvres sur le m.

Changer en “wawawawa” en arrondissant légèrement les lèvres

Posture et respiration

La posture et la respiration sont toutes les deux très importantes et aident votre voix à être IMPACTANTE.

Posture :

Pour que votre voix PORTE, vous devez être bien assis dans votre chaise: asseyez vous bien AU FOND de votre chaise, dos DROIT COLLE de bas en haut au dossier de la chaise, pieds tous les deux posés par terre pour être bien ANCRE.

Exercice respiration pour PLACER sa voix, TROUVER LE BON RYTHME et réduire le STRESS :

Inspirez par le nez durant 2 secondes et sentez l’air passer de vos narines à votre abdomen pour gonfler votre estomac.

Assurez-vous que votre estomac se déplace vers l’extérieur, tandis que votre poitrine doit rester relativement immobile.

Appuyez doucement sur votre ventre et expirez lentement pendant environ 2 secondes.

Répétez cette opération plusieurs fois juste avant de commencer la réunion.

Selon les spécialistes, c’est dans la respiration que repose en grande partie le secret de la « zénitude ». « Le fait de s’asseoir, de caler son dos, de respirer par le ventre et de détendre les épaules fait diminuer la peur d’environ 40 % ».

Autres points d’attention plus généraux pour la préparation de vos réunions !

  • Familiarisez-vous avec l’organisation de l’entreprise pour réussir

Il s’agit de comprendre qui fait quoi et comment l’entreprise s’organise. Soyez donc attentif aux différents services et, si votre supérieur ne vous propose pas d’en faire le tour le premier jour, prenez les renseignements vous-même en posant des questions. N’hésitez pas non plus à participer à la vie de bureau afin de nouer au plus vite des relations avec vos collègues : café, pause déjeuner, activités team building, after work…

Vous pouvez également vous rendre sur l’intranet de l’entreprise et imprimer son organigramme. Vous visualiserez plus facilement qui fait quoi comme emploi.

  • Après l’observation, l’action

Pour réussir vos premiers mois de travail, faites le point avec votre manager

Sociabilisez-vous pour réussir vos premiers pas en entreprise

Une ressource complémentaire : Comment réduire son niveau destress au travail ? – YouTube

A vous de jouer !

Lydia Zunino. 14 mars 2022